Pokud chcete změnit účetní kancelář, měli byste myslet na několik věcí. Důležité je nejen zajistit výměnu potřebných dokumentů, ale také vymezit odpovědnost obou účetních a změnu načasovat. S účetní expertkou a daňovou poradkyní, Vlaďkou Liškovou, jsme se na hladký přechod k nové účetní firmě podívali detailně.
Ideální je konec účetního období
Přechod z jednoho účetního systému do druhého je možný kdykoli, prakticky je však dobré přechod správně načasovat. Zejména s ohledem na zodpovědnost, je vhodné přesun na nový systém synchronizovat s novým účetním obdobím.
To nejčastěji vychází na 1. leden – pokud je účetním obdobím kalendářní rok, v případě hospodářského roku pak na první den nového hospodářského roku.
„Pokud by šlo pouze o účetnictví a pravidelný reporting, nebyl by přechod během účetního období takový problém. Složitá situace nastává ve chvíli, kdy jsou součástí účetnictví výkazy pro státní správu a roční podklady pro zpracování daně z příjmů,“ podotýká Vlaďka Lišková.
Hlavním důvodem pro přechod s novým účetním obdobím je jednoznačně vymezitelná zodpovědnost. Také se vyplatí mít jedno účetní období vedené v tomtéž systému. V případě více systémů během jednoho období lze postupovat dvěma způsoby. Buď je možné jednotlivé výkazy a podklady sčítat, nebo do nového účetního systému převzít relevantní údaje i za období před datem účtování v novém systému.
Nedá se jednoznačně říci, která varianta je lepší. Záleží na velikosti a složitosti firmy, technických možnostech i na zvyklostech zpracovatele účetnictví. Jednoznačně lze však říci, že pokud je možné přejít na nový systém s novým rokem, ušetří se spousta starostí, rozhodování i peněz.
Kdo za přesun účetnictví zodpovídá
Práce obou účetních kanceláří se budou na čas překrývat. Důležité je činnosti v tomto období předem vymezit, jmenovitě vypsat a stanovit, kdo bude co zpracovávat.
Obě firmy musí mít jasno v tom, za co jsou odpovědné. Obvykle původní firma zpracovává a odpovídá za povinnosti, které patří věcně a časově do období platnosti smlouvy.
„Pokud má například spolupráce vypršet koncem roku, je vhodné, aby původní firma zpracovala vše, co se vztahuje k tomuto roku. Zejména jde o účetní závěrku, daň z příjmů a DPH za poslední zdaňovací období, tedy prosinec nebo čtvrtý kvartál,“ radí V. Lišková. „Nemělo by se ale zapomenout ani na ostatní daně jako je například daň silniční, případně daň z nemovitostí,“ dodává.
Předání mzdové agendy
Podobně je tomu u mzdové agendy – pokud původní mzdová účetní kancelář vedla mzdovou evidenci celý rok, měla by vypořádat veškeré povinnosti tohoto roku jak vůči finančnímu úřadu, zdravotním pojišťovnám, správě sociálního zabezpečení, tak i zaměstnancům.
Samozřejmě je možné dohodnout se i jinak. Nová účetní kancelář může například zpracovat účetní závěrku nebo daňové přiznání na základě podkladů od bývalé účetní firmy, v případě sankcí ze strany státní správy ale může být obtížné stanovit odpovědnost za vzniklou chybu.
Důležité otázky odpovědnosti při ukončení spolupráce je proto třeba vymezit ve smlouvě.
Organizace v předávání dokladů
Dále je praktické vymezit podmínky pro oběh dokladů a informací v přechodné době. I s tím má Vlaďka Lišková své zkušenosti: „Běžně se například stává, že doklad věcně patří do staršího období, ale ve skutečnosti dorazil později. Je tedy dobré stanovit, odkdy nebo podle jakého klíče budou zpracovány doklady v novém systému a dokdy budou v systému starém.“
Pokud je doklad zařazen do nového systému, ale věcně a časově patří do předchozího období zpracovávaného ve starém systému, je třeba zajistit, aby byla informace předána účetní kanceláři zodpovídající za toto období a náklad či výnos byl správně zaúčtován.
K tomu slouží například účty tzv. dohadných položek či časového rozlišení. Obě účetní kanceláře se díky nim ujistí, že ve všech dokumentech zůstane pořádek.
Plná moc pro komunikaci s úřady
Součástí péče o klienta bývá komunikace s úřady v zastoupení, a při změně je proto třeba zjistit platnost aktivních plných mocí. Pokud původní účetní kancelář klienta před úřady nezastupovala, nic nebrání podání plné moci novou účetní kanceláří.
Pokud ano, musí se obě kanceláře dohodnout o tom, kde začínají a kde končí jejich povinnosti a odpovědnosti.
Nejste s vaší současnou účetní kanceláří spokojeni? Vyberte si společnost, která vám bude skutečným partnerem v podnikání. Přečtěte si naše rady o tom, jak vybrat účetní firmu.
Co převzít od původní účetní firmy?
Před tím, než se s původním účetním týmem rozloučíte, zkontrolujte si, že máte k dispozici následující dokumenty:
- účetní závěrku
- přiznání k dani z příjmů
- komentář k sestavenému přiznání k dani z příjmů – tj. vysvětlení částek, které jsou uvedeny v daňovém přiznání a upravují základ daně, případně přehled položek, které mohou ovlivnit daňové povinnosti v dalších letech
- pokud jste plátci DPH, pak daňová přiznání a další hlášení odevzdaná na finanční úřad plus evidenci k těmto hlášením, tj. rozepsání uváděných položek po dokladech
- podaná daňová přiznání k ostatním daním včetně komentáře – nejčastěji může jít o silniční daň, daň z nemovitosti, případně spotřební daň a podobně
- účetní deník (v případě daňové evidence peněžní deník)
- hlavní knihu
- obratovou předvahu
- inventarizace zůstatků rozvahových účtů (u daňové evidence přehled nezaplacených pohledávek a závazků)
- neuhrazené zálohové faktury vydané i přijaté včetně neuhrazených záloh na daně, které vyplývají z již zpracovaných daňových přiznání, ale jsou splatné až v následujícím období
- přehled majetků s daňovými a účetními odpisy, případně inventární karty
„Je tedy důležité, aby zmiňované dokumenty byly k dispozici v čitelné podobě a ne pouze jako zálohy samotného účetnictví, pro jejichž prohlížení často potřebujeme konkrétní software v určité verzi,“ upozorňuje Vlaďka Lišková.
Pro nové účetní je jedním z nejdůležitějších dokumentů tzv. inventarizace zůstatků rozvahových účtů. Toto pojmenování označuje rozpis veškerých položek v účetnictví, které se přenášejí do dalšího účetního období a se kterými se bude dále nakládat.
Jde zejména o nezaplacené faktury, nevyúčtované zálohy, majetek, stav hotovosti na různých pokladnách, bankovních účtech, nezaplacené půjčky atd. Tyto zůstatky musí nová účetní firma tzv. „převzít“, což znamená přesunout je do svého systému, aby mohlo účetnictví kontinuálně pokračovat.
Reporting a uchovávání dokladů
Zejména u firem, které pracují s pravidelnými účetními reporty, se může stát, že v přechodném období dojde k jejich zpoždění. Aby pravidelný reporting tzv. „nevypadl“ z běžného režimu, měly by se obě strany předem dohodnout na postupu.
Měníme-li účetní systém, historie účetnictví zpravidla zůstává ve starém sytému a v novém nalezneme pouze nové doklady. Zcela výjimečně lze přesunout veškerá data z jednoho systému do druhého.
Převod dat je však závislý na technických možnostech a často bývá finančně i časově náročný. Pokud se vše správně zorganizuje, není třeba historická data uchovávat ve stejném systému jako data aktuální.
Abychom ve všem měli přehled i dlouho do budoucna, hlavní je vědět, kde a u koho co najdeme. Při změně účetní firmy je proto důležitá pečlivá domluva. Ať se Vám změna povede! 🙂
Ing. Vladimíra Lišková
Vlaďka se účetnictví a daním věnuje již od studií na Západočeské univerzitě v Plzni a Vysoké škole ekonomické v Praze. Od roku 2009 je členkou Komory daňových poradců, také je členkou Komory certifikovaných účetních. Má bohaté zkušenosti s vedením klientského účetnictví a s účetnictvím velkých společností, jako jsou Invia, Edua Group anebo Tutor. V Trivi vede účetní oddělení a působí jako účetní expertka a daňová poradkyně. Zaměřuje se na nastavování účetních procesů, controlling, automatizaci účetnictví a due dilligence.